働き方改革や利益率上昇のために必要とされることに、生産性向上と業務効率化という言葉をよく耳にします。生産性向上と業務効率化は、しばしば同様の意味として捉えられることが多いですが、厳密には性質の異なる考え方です。それぞれの言葉の意味を理解することが、課題解決への第一歩と言えます。生産性向上と業務効率化の違いはどのようなものなのでしょう？
生産性向上と業務効率化の違い
よく耳にする生産性向上と業務効率化は、業務の遂行上密接に関係するものですが、厳密には異なる意味合いを持つ言葉です。その大きな違いは、インプットとアウトプットの概念だと言えます。生産性向上がアウトプットの最大化を目指すのに対し、業務効率化はインプットの最小化を目指すことを指します。
生産性向上とは
生産性向上とは、企業がどれだけ少ないリソースで大きな成果をあげることができたかということを意味します。ここで言うリソースとは、成果をあげるために必要な人材、資材、ツールやシステムなどを指します。これらの消費を最小限に留め、いかに大きな成果をあげるかということが生産性向上です。生産性向上のためには、日々の業務を見直すことが必要です。
業務効率化とは
生産性向上が最小限のリソースでいかに大きな成果をあげられたかということに対し、業務効率化は、仕事の生産性を高めるために、いかに作業工程を短縮、簡素化し、効率を高められるかを意味します。かつて手作業だった仕事を機械化し、人的リソースが時間をかけて管理していた情報をIT化するなどが業務効率化と言えます。
ツールの導入も要検討
無駄な業務を減らし、人を選ばず業務を標準化することなど、業務の効率化を目指すことで生産性向上が望めます。業務を効率化するためには、ツールの導入を検討するのも一つのアイデアです。ツールを導入することで問題が解決されるか、ツールが労働環境に合っているか、費用対効果等も含め、検討することが大切です。
生産性向上に役立つツールとは
生産性向上は、どんな企業にとっても大きな課題です。ツールを活用することにより、業務の効率化を実現できれば、生産性を上げることが可能になります。生産性向上のために、最も重要と言えるのが、タスク管理や進捗管理です。人的リソースを削減し、各業務の進捗状況や従業員のタスクをツールで管理することで、遅延や問題を発見しやすくなり、ヒューマンエラーを防げるメリットがあります。生産性向上に役立つツールには、業務管理ツール、コミュニケーションツール、バックオフィスツールなど、様々なツールがあります。社内でのヒアリング等を通じ、自社の問題点と照らし合わせ、どんなツールを導入すべきか比較検討してみると良いでしょう。社内で改善すべき点を見直し、円滑に情報共有ができるツールや、個人のタスクを可視化できるものなど、労働環境に合わせたツールを選ぶことが重要です。
業務効率化に役立つツールとは
近年のコロナ禍の自粛生活などにより、テレワークも一気に普及してきました。テレワークが一般化したことで、多くの企業に見えた課題は、コミュニケーションのあり方です。業務効率化のためのツールには目的別に様々なものがありますが、円滑なコミュニケーションを図れるツールが基本中の基本と言えるでしょう。
業務効率化に役立つツールの最大のメリットは、やはり生産性の向上です。次いで、情報共有の簡素化、円滑化、コスト削減など、ツールによって多角的な改善を試みることができます。Nocode DBでは、業務効率化に役立つツールの比較、紹介をこちらの記事でしていますので、ぜひ参考にしてみてください。ツール導入にコストをかけたくない場合の自作アイデアも紹介されているので、大きなヒントになるでしょう。
建築業界向けの業務効率化ツール
工務店・リフォーム会社などの建築業界で働く方は、アイピアを活用することで業務効率の改善が可能です。
アイピアは、建築業界の業務効率化に最適なシステムです。
顧客管理・契約管理・見積・原価・発注請求・入金など、建築業界の業務に必要な機能をすべて搭載。また、クラウド型のツールであるため、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
アイピアの特徴を3つ挙げてみましょう。
1.建築業界に特化した機能が搭載されているため、社内の情報を一元管理できる
2.クラウド型で提供されているため、外出先でも使える
3.直感的な操作ができるため、使いやすい
まとめ
業務効率化と生産性向上は、いつの時代にも企業の課題です。働き方が多様化している現代では、情報のセキュリティやテレワーク時のタスク管理など、過去にはなかった新しい課題も見えてきています。業種や社内環境によって、求められるものは違います。だからこそ、自社に合ったツールの導入で、業務効率化と生産性向上を目指していきましょう。
